Panduan Lengkap Cara Menggunakan Tanda Tangan Digital yang Sah Secara Hukum di Indonesia

Di era transformasi digital saat ini, penggunaan tanda tangan basah di atas kertas mulai ditinggalkan. Banyak pelaku bisnis dan individu beralih ke tanda tangan digital untuk efisiensi waktu dan biaya. Namun, muncul pertanyaan krusial: Apakah tanda tangan digital tersebut sah di mata hukum Indonesia? Bagaimana cara memastikannya agar memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna di pengadilan?

Artikel ini akan mengupas tuntas langkah-langkah praktis menggunakan tanda tangan digital yang sah, mulai dari pemahaman dasar hukum hingga teknis penggunaan platform populer seperti PrivyID, VIDA, atau Peruri.

Dasar Hukum Tanda Tangan Digital di Indonesia

Sebelum melangkah ke panduan teknis, Anda wajib memahami landasan hukumnya agar tidak salah langkah. Di Indonesia, Tanda Tangan Elektronik (TTE) diatur dalam:

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah diubah dengan UU No. 19/2016 dan UU No. 1/2024.
Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).

Berdasarkan Pasal 11 UU ITE, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu, di antaranya: identitas penandatangan dapat diketahui, adanya persetujuan penandatangan terhadap informasi elektronik yang ditandatangani, dan segala perubahan pada TTE tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.

Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi vs. Tidak Tersertifikasi

Ini adalah poin paling krusial. TTE dibagi menjadi dua jenis:

TTE Tersertifikasi: Dibuat dengan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui Kominfo (seperti PrivyID, VIDA, Peruri). TTE ini memiliki kekuatan pembuktian tertinggi karena identitas penandatangan sudah terverifikasi melalui database kependudukan (E-KTP).
TTE Tidak Tersertifikasi: Misalnya coretan tangan di PDF atau tanda tangan di email. Meskipun sah secara kontrak, kekuatannya lemah di pengadilan karena mudah disangkal atau dipalsukan.

Langkah 1: Memilih Penyedia Tanda Tangan Digital (PSrE)

Jangan sembarangan menggunakan aplikasi. Pastikan platform yang Anda gunakan terdaftar sebagai PSrE Berinduk di Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Beberapa pilihan populer di Indonesia meliputi:

PrivyID: Umum digunakan untuk perbankan dan fintech.
VIDA: Memiliki integrasi keamanan biometrik yang sangat ketat.
Peruri: BUMN resmi yang menyediakan layanan sertifikasi elektronik.

Langkah 2: Melakukan Registrasi dan Verifikasi Identitas (KYC)

Untuk mendapatkan sertifikat elektronik, Anda harus membuktikan bahwa Anda adalah benar-benar Anda. Proses ini disebut Know Your Customer (KYC). Ikuti instruksi berikut:

Unduh aplikasi PSrE pilihan Anda di Play Store atau App Store.
Daftar menggunakan email aktif dan nomor handphone.
Unggah foto E-KTP asli. Pastikan pencahayaan cukup dan teks terbaca jelas.
Lakukan verifikasi wajah (Liveness Detection). Anda biasanya diminta untuk berkedip, menoleh, atau membuka mulut di depan kamera ponsel.
Tunggu proses validasi oleh sistem yang terhubung dengan Dukcapil (biasanya memakan waktu 5-30 menit).

Langkah 3: Menandatangani Dokumen Secara Digital

Setelah akun Anda terverifikasi, Anda akan mendapatkan 'Sertifikat Elektronik' yang tersimpan di server PSrE. Berikut cara menandatangani dokumen:

Unggah dokumen (format PDF) ke dalam platform.
Tentukan posisi tanda tangan. Anda bisa menarik (drag and drop) kotak tanda tangan ke area yang diinginkan.
Lakukan autentikasi. Ini adalah langkah keamanan paling vital. Anda akan diminta memasukkan PIN atau menggunakan sidik jari/Face ID.
Dokumen berhasil ditandatangani. Sistem akan menyematkan 'digital hash' yang mengunci dokumen tersebut agar tidak bisa dimanipulasi.

Langkah 4: Memverifikasi Keaslian Tanda Tangan

Bagaimana cara pihak penerima dokumen memastikan bahwa tanda tangan tersebut asli dan bukan hasil editan Photoshop? Jangan melihat gambar tanda tangannya, tetapi periksa sertifikat digital di dalamnya.

Melalui Adobe Acrobat Reader: Buka file PDF, klik pada area tanda tangan. Jika muncul keterangan 'Signature is Valid' dengan centang hijau, maka dokumen tersebut sah dan belum diubah sejak ditandatangani.
Melalui Website TEKENDIGI (Kominfo): Kunjungi laman resmi tte.kominfo.go.id/verifyPDF. Unggah dokumen Anda, dan sistem akan menampilkan siapa penandatangannya dan kapan waktu penandatanganannya.

Studi Kasus: Penggunaan Tanda Tangan Digital pada Perjanjian Kerja

Bayangkan PT Maju Jaya ingin merekrut karyawan remote di luar kota. Mengirim dokumen fisik lewat kurir memakan waktu 3 hari dan biaya ongkir. Dengan menggunakan PrivyID:

HR mengunggah kontrak ke platform.
Calon karyawan menerima notifikasi di ponselnya.
Karyawan membaca kontrak dan membubuhkan TTE tersertifikasi dalam hitungan detik.
Kontrak tersebut secara hukum setara dengan kontrak bermeterai dan bertanda tangan basah (berdasarkan PP 71/2019).

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Banyak orang mengira bahwa menempelkan gambar scan tanda tangan di atas file Word/PDF sudah cukup. Secara hukum, ini sangat berisiko karena:

Tidak ada jaminan bahwa orang tersebut yang benar-benar menempelkannya.
Dokumen bisa diubah isinya tanpa merusak tanda tangan tersebut.
Sulit dibuktikan keasliannya jika terjadi sengketa di pengadilan.

Kesimpulan

Menggunakan tanda tangan digital yang sah bukan hanya soal kemudahan, tapi soal kepastian hukum. Dengan menggunakan PSrE yang terdaftar di Kominfo, Anda telah melindungi diri dan bisnis Anda dari risiko pemalsuan dokumen.

Mulailah beralih ke TTE tersertifikasi sekarang. Pastikan setiap dokumen penting Anda memiliki jejak digital yang valid dan tidak dapat disangkal (non-repudiation).