Legalitas Tanda Tangan Scan vs Tanda Tangan Digital Tersertifikasi: Panduan Lengkap untuk Bisnis

Di era transformasi digital yang masif seperti sekarang, efisiensi menjadi kunci utama dalam operasional bisnis. Salah satu aspek yang paling sering mengalami digitalisasi adalah proses penandatanganan dokumen. Namun, di tengah kemudahan ini, muncul kebingungan di kalangan pelaku usaha mengenai keabsahan hukum dari metode yang mereka gunakan. Banyak yang masih menganggap bahwa menempelkan gambar hasil pindaian (scan) tanda tangan basah pada dokumen PDF sudah cukup untuk memberikan kekuatan hukum. Di sisi lain, muncul istilah 'Tanda Tangan Digital Tersertifikasi' yang diklaim jauh lebih aman.

Artikel ini akan bertindak sebagai panduan komprehensif untuk membedah perbedaan mendasar, kekuatan pembuktian, serta risiko hukum antara tanda tangan scan dan tanda tangan digital tersertifikasi berdasarkan kerangka hukum positif di Indonesia.

Landasan Hukum: UU ITE dan PP PSTE

Sebelum membandingkan keduanya, kita harus merujuk pada regulasi utama di Indonesia, yaitu Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 (UU ITE), serta Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).

Berdasarkan Pasal 1 angka 12 UU ITE, Tanda Tangan Elektronik (TTE) adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang terlekat, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Di Indonesia, TTE dibagi menjadi dua kategori: TTE Tersertifikasi dan TTE Tidak Tersertifikasi.

1. Tanda Tangan Scan (TTE Tidak Tersertifikasi)

Tanda tangan scan adalah gambar (image) dari tanda tangan basah yang diambil menggunakan scanner atau kamera, kemudian ditempelkan ke dalam dokumen digital. Dalam klasifikasi hukum, ini termasuk dalam TTE Tidak Tersertifikasi.

Karakteristik Utama:

• Hanya berupa representasi visual (gambar).

• Tidak memiliki enkripsi atau metadata yang mengikat identitas penandatangan ke isi dokumen secara permanen.

• Sangat mudah dipalsukan atau dipindahkan ke dokumen lain tanpa sepengetahuan pemilik tanda tangan.

Risiko Hukum: Jika terjadi sengketa di pengadilan, tanda tangan scan memiliki kekuatan pembuktian yang sangat lemah. Pihak lawan dapat dengan mudah menyangkal (repudiation) bahwa mereka yang menandatangani dokumen tersebut, karena tidak ada mekanisme teknis yang membuktikan siapa yang menempelkan gambar tersebut dan apakah dokumen telah diubah setelahnya.

2. Tanda Tangan Digital Tersertifikasi (TTE Tersertifikasi)

TTE Tersertifikasi adalah tanda tangan yang dibuat dengan menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui oleh Kementerian Kominfo. Metode ini menggunakan teknologi Asymmetric Cryptography dan infrastruktur kunci publik (PKI).

Karakteristik Utama:

• Identitas Penandatangan Terverifikasi: Melalui proses KYC (Know Your Customer) yang ketat (seperti verifikasi biometrik e-KTP).

• Integritas Dokumen: Segel digital akan rusak jika ada perubahan satu karakter pun pada dokumen setelah ditandatangani.

• Nirsangkal (Non-repudiation): Penandatangan tidak dapat menyangkal keterlibatannya karena kunci privat hanya dipegang oleh yang bersangkutan.

Tabel Perbandingan: Scan vs. Tersertifikasi

Berikut adalah ringkasan perbandingan untuk membantu Anda memutuskan:

• Metode Verifikasi: Scan (Tidak ada) vs Tersertifikasi (Biometrik/e-KTP).

• Kekuatan Hukum: Scan (Lemah, mudah disangkal) vs Tersertifikasi (Kuat, setara akta otentik).

• Keamanan Data: Scan (Rendah) vs Tersertifikasi (Tinggi, terenkripsi).

• Biaya: Scan (Gratis) vs Tersertifikasi (Berbayar per transaksi/lisensi).

Analisis Kasus: Kapan Menggunakan Masing-Masing Metode?

Skenario A: Persetujuan Cuti Karyawan Intern

Untuk dokumen internal yang bersifat rutin dan memiliki risiko finansial atau legal yang sangat rendah, tanda tangan scan mungkin masih bisa ditoleransi demi kecepatan. Namun, tetap disarankan menggunakan sistem internal yang mencatat log aktivitas.

Skenario B: Perjanjian Kerjasama Bisnis (MOU) atau Kontrak Jual Beli

Dalam kontrak bernilai tinggi, tanda tangan digital tersertifikasi adalah kewajiban. Bayangkan jika mitra bisnis Anda menyangkal telah menandatangani kontrak senilai miliaran rupiah. Tanpa TTE Tersertifikasi, Anda harus membawa ahli forensik digital ke pengadilan dengan biaya mahal dan hasil yang belum tentu pasti. Dengan TTE Tersertifikasi, sistem PSrE menyediakan 'Audit Trail' yang tidak terbantahkan.

Pro & Kontra: Menimbang Opsi Anda

Tanda Tangan Scan

Pros: Sangat mudah, tidak perlu pendaftaran, tanpa biaya tambahan.

Cons: Keamanan nol, mudah dipalsukan, risiko penolakan di pengadilan sangat tinggi, tidak memenuhi syarat formal untuk transaksi keuangan tertentu.

Tanda Tangan Digital Tersertifikasi

Pros: Kekuatan hukum tertinggi (Pasal 11 UU ITE), menjamin keutuhan dokumen, identitas penandatangan valid secara nasional, diakui di perbankan dan instansi pemerintah.

Cons: Memerlukan proses registrasi awal (KYC), terdapat biaya langganan atau per-tanda tangan.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Sebagai ahli hukum, kami memberikan rekomendasi tegas sebagai berikut:

• Pilih Tanda Tangan Scan HANYA JIKA dokumen bersifat informal, internal, dan tidak memiliki konsekuensi hukum yang luas.

• Pilih Tanda Tangan Digital Tersertifikasi JIKA Anda melakukan transaksi bisnis, menandatangani perjanjian kerja, dokumen perbankan, atau dokumen apa pun yang melibatkan pihak eksternal dan nilai ekonomi.

Investasi kecil pada layanan PSrE jauh lebih murah dibandingkan biaya litigasi dan kerugian finansial akibat sengketa dokumen di masa depan. Pastikan bisnis Anda terlindungi dengan menggunakan teknologi yang diakui oleh hukum Indonesia.